Alle Macht den Mitarbeitern!

Es wird häufig propagiert, dass durch Process Mining Mitarbeiter an allen Stellen einer Organisation befähigt werden, Bottom-Up-Prozessverbesserungen durchzuführen. Davon abgesehen, dass insbesondere in großen Organisationen nicht notwendigerweise jeder um die Existenz eines Process Mining-Tools und seiner Möglichkeiten weiß, ist diese Aussage prinzipiell korrekt. Nichts desto trotz sind aus unserer Erfahrung heraus erfolgreiche Process Mining-Initiativen dadurch gekennzeichnet, dass die übergeordneten Rahmenbedingungen Veränderungen begünstigen.

Prozesse

Idealerweise sind End-to-End-Prozesse dokumentiert und mit klaren Verantwortlichkeiten versehen. Engagierte Geschäftsprozessverantwortliche sind ideale Sponsoren eines Process Mining-Projektes. Ohne einen solchen Sponsor verfügen die Mitarbeiter möglicherweise nicht über genug Durchsetzungsfähigkeit bei der Umsetzung von Änderungen – so dass es letzten Endes bei einer interessanten Prozesserkundung ohne wirkliche Verbesserung bleibt.

IT-Systeme

Zugriff auf und Verantwortung für IT-Systeme oder mangelnde Datenqualität sind häufige Showstopper auf dem Weg hin zu Prozessverbesserungen. Mitarbeiter mögen gute Verbesserungsideen haben, aber es fehlt ihnen einfach an der Durchsetzungskraft, damit verbundene Änderungen in die Systeme einzubringen. Darüber hinaus sind viele IT-Abteilungen überlastet und bewerten Prozessverbesserungen als „nice to have“ verglichen mit Systemwartungen oder Upgrades an ihren bestehenden Kernsystemen. Aus unserer Erfahrung ist es hilfreich, zumindest ein zentrales IT-Lenkungsgremium zu haben.

Unternehmensorganisation und -kultur

Unternehmensorganisation und -kultur sind Schlüsselfaktoren. Die Mitarbeiter müssen befähigt sein, Verantwortung für ihren Arbeitsbereich zu übernehmen und eine gewisse Veränderungsbereitschaft mitbringen. Es ist notwendig, dass sie die positiven Auswirkungen von Process Mining sowohl auf das Gesamtunternehmen als auch ihre eigene tagtägliche Arbeit erkennen. Ein zentralisierter Verbesserungsansatz, bspw. über ein Business Excellence-Team, kann hier unterstützend wirken. Ferner werden Verbesserungen durch klar festgelegte Entscheidungsprozesse beschleunigt.

Die Einschätzung der unternehmensspezifischen Situation gleich zu Beginn eines Projektes, beispielsweise durch eine Process Mining-Reifegradmessung, erhöht die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Implementierung.